AnnaEndlich Feierabend, mal wieder später als eigentlich gewollt, und trotzdem bleibt das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Dabei war man den ganzen Tag am Managen, Mailen, Meeten, Konzipieren und Posten. Zeit für Kaffee war kaum und das Mittagessen steckt noch in der Tasche…
Für viele Berufstätige ist die Frage nach der eigenen Produktivität ein großes Thema. Fast die Hälfte sieht laut einer Indeed-Umfrage mit Blick auf 2017 noch persönliches Steigerungspotenzial im eigenen Beruf. Über 44 Prozent der Befragten gaben an, in 2018 noch mehr aus ihrem aktuellen Job herausholen zu wollen.
Es könnte so schnell gehen, wären da nicht diese ganzen Videos von süßen Hunden auf Instagram…
Gerade Personen, die sehr viel oder gar ausschließlich digital arbeiten, können Ablenkungsattacken der weiten Welt des Internets natürlich leichter anheimfallen als Kollegen, die eher offline arbeiten. Da fällt einem plötzlich auf, wie interessant, wenn auch beruflich belanglos eine aktuelle Debatte auf Twitter ist. Oder habt ihr z.B. schon gewusst, dass man mit Google Earth bis auf das Dach unseres Bürogebäudes zoomen kann? 😉
Acht bis neun Stunden täglich die Konzentration aufrecht zu erhalten, sich wie in einem Tunnel zu fokussieren und immer am Produktivitätsmaximum zu arbeiten, ist utopisch. Dennoch ist die eigene Effizienz ein zentraler Hebel dafür, am Ende des Tages besser drauf zu sein.
15 Schritte in Richtung Produktivitätswunder
Der Weg vom Prokrastinator zum Produktivitätsmaximalisten ist weit und bringt manchmal sehr grundlegende Veränderungen in Workflow, Mindset und Selbstorganisation mit sich. Zum Glück gibt es viele kleine Hacks und Tricks, die dich jeden Tag ein bisschen produktiver machen.
1. Steuere deinen Kalender
Wenn du in deinem Unternehmen jobbedingt anderen Zugriff auf deinen Kalender gewähren musst, weil sie dir beispielsweise Termine zuweisen müssen, blockiere dir selbst jeden Tag Zeit, um deine Tasks abzuarbeiten.
2. Notifications aus!
Das Smartphone während der Arbeit komplett auszuschalten ist nicht immer notwendig und auch nicht zielführend. Schließlich hat die telefonische Erreichbarkeit auch ihre Berechtigung. Aber Apps mit häufigen Push-Nachrichten oder unkritische Anwendungen kannst du getrost ausschalten – WhatsApp, deine Tageszeitungen, den Google-Wetterbericht usw. Auch am Computer kannst du Programme während Konzentrationsphasen stumm schalten oder einfach schließen – Kein blinkendes Gerät, eine Ablenkung weniger.
3. Plane E-Mail-Zeit ein
E-Mail-Benachrichtigungen sind ein berüchtigter Unterbrecher der Konzentration. Lass Dich nicht von E-Mails stressen und plane lieber am Anfang und am Ende deines Tages Zeit für deine E-Mails ein. Die aller meisten E-Mails kann man dazwischen ignorieren. Und, dass wir regelmäßig die Welt retten müssen, weil etwas superkritisches reinkommt, ist das Adrenalin des Jobs.
Auch Elon Musk plant beispielsweise E-Mail-Zeit: Der Gründer von Tesla, SpaceX und Neuralink startet seinen Tag um sieben Uhr morgens und beginnt ihn mit einer halben Stunde Beantworten kritischer E-Mails.
4. Setze Time-suck Websites auf time-out
Verlierst Du auch manchmal Zeit mit Websites, die für deine Arbeit nicht unbedingt erforderlich sind? Mit der SelfControl App (gibt es leider nur für Mac) kannst du diese Seiten für einen bestimmten Zeitraum auf eine schwarze Liste setzen und sie blockieren. Windows User können Browser Extensions, wie StayFocusd für Chrome oder Cold Turkey, ausprobieren.
5. Ambient Sound
Profis genießen den Sound von Musik beim Arbeiten. Es ist aber erwiesen, dass Musik mit Text, ablenkt. Besonders, wenn du die Sprache fließend beherrscht.
6. Wichtiges zuerst aka iss den Frosch!
Klingt eigentlich nach rationalem Menschenverstand, aber viele Angestellte verzichten zugunsten von ‚wegschaffen‘ auf die komplizierten To Dos und schieben sie auf. Daher nutze das Eat the Frog-Prinzip und beginne immer mit den schwereren Aufgaben.
7. Die 2-Minuten-Regel
Eine Regel aus David Allens “Die Dinge geregelt bekommen” besagt: Erledige alles, was du innerhalb von zwei Minuten erledigen kannst, sofort. So kommt es gar nicht erst zum Aufschieben oder Anhäufen von vielen kleinteiligen Aufgaben.
8. Reduziere Besprechungszeiten um 25 Prozent
Klar, Meetings sind wichtig. Viele haben aber die Angewohnheit, sich künstlich zu verlängern, um der avisierten Zeit zu entsprechen. Die zeitauffüllenden Gespräche bieten oft keinen Mehrwert mehr. Verkürze also deine Meetings zuvor um 25 Prozent.
Amazon CEO Jeff Bezos folgt bei Meetings der „Two Pizza Rule“: Er lädt immer nur so viele Leute zu einem Meeting ein, die an zwei Pizzen genug zu snacken hätten. Je nach Appetit deiner Kollegen, sind das zwischen sechs und acht Leuten.
Noch ein Abstimmungs-Tipp: Erwäge Stand-up-Meetings. Gerade bei Treffen, die nicht so lange dauern und schnelle Ergebnisse erfordern, kannst du die Stühle einfach weglassen. Das hält deine Mitstreiter davon ab, sich niederzulassen und lässt sie schneller auf den Punkt kommen.
Ein letzter Meeting-Tipp: Lass alle Kollegen ihre Smartphones abgeben. Das kann durchaus helfen, Meetings schneller durchzuziehen, weil sich nicht jeder bei kurzen Unterbrechungen auf sein Telefon stürzt.
9. Setze auf Automatisierung
Heutzutage kannst du fast alle administrativen Prozesse automatisieren, von E-Mails bis zur Angebotserstellung, der Projektabwicklung über Zeiterfassung und so weiter. Wenn es eine Aufgabe gibt, die du automatisieren kannst, tu es!
10. Abbestellen
Merkst du, dass ein abonnierter Newsletter, RSS-Feed oder ein Twitter-Kanal keinen Mehrwert mehr bietet, bestelle ihn sofort ab oder entfolge ihm. Dadurch bleiben nur noch wirklich relevante Infos in deinem Posteingang übrig. Es hilft, diesen Vorgang wöchentlich oder monatlich zu wiederholen.
11. Speichern, speichern, speichern, speichern
Oder auch: CTRL + S in Windows sowie ⌘ + S auf einem Mac.
12. Lerne Tastenkombinationen
Apropos CTRL und ⌘: Lerne Tastaturkürzel! Sie sind unglaublich zeitsparend und in fast jedem Programm verfügbar. Beginne mit denjenigen, die mit deinen Go-to-Anwendungen verbunden sind, und erweitere sie je nach persönlichem Bedarf. Frage auch deine Grafiker oder Entwickler-Kollegen, die sind meist Profis, was Shortcuts angeht.
Die Klassiker aus Textverarbeitungs- oder Grafikprogrammen kennt jeder, aber es gibt ein paar Kombinationen, die wahnsinnig hilfreich sind, vor allem beim Surfen. Browser wurden eigentlich nicht zum schnellen Benutzen mit Tastatur entwickelt. Es geht, aber es ist oft lästig! Einige wirklich hilfreiche Tastenkombinationen, die das Arbeiten im Browser erheblich beschleunigen, sind diese:
Grundlegende Shortcuts
⌘ + L : Addresszeile wird aufgerufen
⌘ + T : Öffnet einen neuen Tag
⌘ + W : Schließt den aktuellen Tab
⌘ + F: Öffnet die Seitensuche
⌘ + Option + F: Springt in die Addresszeile des Browsers und öffnet direkt die Google-Suche
⌘ + ⇧ + T : Öffnet wieder den zuletzt geöffneten Tab
⌘ + ⇧+ R : Lädt Seite ohne Cache neu
Weitere ganz hilfreiche Shortcuts
⌘+ ⇧ + / : Öffnet die Hilfe einer App oder eines Tools
⌘+ , : Öffnet die Einstellungen der aktuellen App
⌘ + ⇧ + 3: Speichert einen Screenshot auf dem Desktop
⌘ + ⇧ + 4: Öffnet Markierungsfeld zum Screenshotten
Wem das nicht reicht, kann mit dem Plugin ‚Vimium‘ für Chrome und Firefox sein Browsersetting weiter optimieren und typische Mouse-Befehle mit Shortcuts bedienen. Hier ein paar Dinge, die damit möglich sind.
⇧ + T: Geöffnete Tabs durchsuchen
⇧ + B: Bookmarks suchen
⇧ + F: Zeigt alle klickbaren Elemente auf der Seite an. Mega!
Tastenkombinationen helfen euch, noch schneller zu werden. Zudem lenken euch Keyboard-Befehle weniger ab, als das Tabsurfing mit der Maus, da ihr sehr konkret sucht. Beim Benutzen der Maus erblickt man vielleicht doch zufällig über die geöffneten Maps und spaziert wieder einmal durch Lissabon…
Hier findet ihr übrigens alle Shortcuts für Windows und hier für MAC.
13. Ignoriere News
Es ist im Wesentlichen nicht möglich alle Tagesnews zu verfolgen. Also lass‘ es gleich und beginne den Tag lieber mit einer halben Stunde Nachrichten. Danach lenken sie nur ab.
14. Die Pomodoro-Technik
Irgendwas ist immer: Hier eine Mail, da die lieben Kollegen, dort der verlockende Gedanke ans leckere Mittagsessen. Jedes Mal müssen wir dabei unsere Arbeit niederlegen und uns anschließend neu fokussieren. Es dauert circa 15 Minuten bis wir wieder in unserem Tunnel sind.
Hier hilft die Pomodoro-Technik: Volle Konzentration in kurzen Sprints ohne jede Ablenkung. Außer einem Timer (und den gibt es auf jedem Rechner oder Smartphone), um die Arbeitsphasen zu stoppen, brauchst du nichts.
Der Kern der Pomodoro-Technik sind 25-minütige Arbeitssprints. Auf jeden Sprint folgt eine fünfminütige Pause. Dann beginnt der Zyklus von vorne. Nach vier Runden wird eine etwas längere Unterbrechung von 15 Minuten eingelegt. In den Arbeitsphasen fokussierst du dich ausschließlich auf eine Aufgabe. Also kein Multitasking, keine Notifications und keine Spaziergänge durch Lissabon 😉
Diese 25 Minuten sind natürlich nicht in Stein gemeißelt. Sobald der Fokus nachlässt, solltest du eine kurze Pause einlegen. Doch mit ein bisschen Vorbereitung, zum Beispiel dem Bündeln oder Gliedern von Tasks, kannst du fast alle To Do-Listen auf 25 minütige Einheiten herunterbrechen. Viele kleine Aufgaben (siehe Punkt 7) kann man beispielsweise in einem Block abarbeiten, größere Projekte kann man in kleinere Einheiten aufteilen.
15. Die Maus schneller machen
Pro-Tipp: Die Geschwindigkeit des Mauszeigers aufdrehen. Am Anfang ziemlich abgefahren, aber man gewöhnt sich dran.
Wie der Begriff der eigenen Produktivität schon sagt: Es liegt an einem selbst. Letztlich ist gut, was für einen selbst funktioniert. Helfen Duftkerzen, sich besser zu konzentrieren und nicht ablenken zu lassen, ist das ganz bestimmt ein zielführender Weg. Der erste Schritt ist es, sich darüber bewusst zu werden, wo Nachholbedarf besteht und alle Störungen der Reihe nach zu eliminieren. Sich selbst und seinen Angewohnheiten einer großen Veränderung zu unterziehen kann funktionieren. In kleinen Schritten kommt man aber auch schnell vorwärts. Unter dem Strich gilt für die eigene Produktivität, wie für viele andere Dinge, Struktur und Rhythmus ersetzen Kraft.